szkolenia.mragowo.pl

Dwudziesty pierwszy wiek wymaga od nas, oprócz doskonałego opanowania wszystkich powyższych umiejętnosci, radzenia sobie z coraz bardziej szalonym tempem postępu technicznego oraz zalewem informacji. Dlatego też trzeba dokonać wyborów, ustalić priorytety, poprawić wydajność i umiejętności samoorganizacji. Jeśli tego nie zrobimy, to zostaniemy w tyle, odpadniemy od stawki.

Tak dużo dzieje się tak szybko. Tempo życia i pracy zwiększyło się i będzie się zwiększać coraz bardziej. Lista obowiązków wydłuża się, zamiast skracać. W i tak już napiętym planie pojawiają się nowe wymagania. W tym samym momencie wzywają cię sprawy tak samo ważne. Zmęczenie, frustracja, stres… Oto nasze życie. Dla naszego zdrowia są to zagrożenia, które w chwili obecnej, szczególnie warunkach polskich, są niezwykle aktualne.

Nie tylko lekarz się wypala

Stan permanentnego napięcia i pośpiechu prowadzi do wypalenia zawodowego ( job burn out). Jeszcze do niedawna, był on kojarzony przede wszystkim z zawodami związanymi z niesieniem pomocy innym ludziom: z pracą lekarza, pielegniarki, pracownika socjalnego. Ostatnie lata dostarczają nam obserwacji wskazujących, że syndrom ten występuje też u osób pełniacych funkcje menedżerskie w różnych branżach. Szybkie tempo rozwoju rynku pracy oraz ciagle mało stabilna sytuacja w wielu firmach to czynniki powodujące, że praca menedżerow przebiega w wyjatkowo stresujących okolicznościach. Tworzenie etosu pracy menedżera, nauka na własnych błędach, natłok zajeć, brak jasnych reguł i stałej, efektywnej organizacji pracy- to warunki nakładające na menedżerów dużą odpowiedzialność za wykonywaną pracę.

Być niezastąpionym

Na to wszystko nakłada się popularność w Polsce postawy “menedżera-tytana pracy” - im bardziej ktoś jest zapracowany i zabiegany, tym lepiej to o nim świadczy.
Model ten, jest już coraz rzadziej spotykany na Zachodzie (mogę to stwierdzić na podstawie własnych doświadczeń ponieważ mieszkam od 18 lat zagranicą: w Belgii i w Holandii).
Tymczasem w Polsce, poświęcanie pracy jak największej ilości czasu, branie na siebie zadań“ na wczoraj”, robienie czegoś za kogoś - wszystko to daje menedzerowi poczucie jego niezastępowalności, ważności- a społecznie buduje jego wizerunek, jako osoby twardej, aktywnej i odpowiedzialnej. W rezultacie jednak w dłuższym okresie czasu prowadzi do syndromu wypalenia zawodowego.

Syndrom ma swoje fazy:

• Fazę wyczerpania emocjonalnego ( poczucie braku satysfakcji z wykonywanej pracy, liczne objawy psychosomatyczne: bóle głowy, bezsenność, zaburzenia łaknienia, silne napięcie)
  
• Fazę depersonalizacji (unikanie kontaków z innymi, rosnące przygnębienie, irytacja, drażliwość, zapadanie w choroby bez powodu)
  
• Fazę obniżenia jakości pracy (agresja, niechęć do ludzi, ucieczka w chorobę).

Oczywiście pełen zaspół wypalenia zawodowego, to sytuacja wymagająca specjalisty. Ale, jak wiem z własnego trenerskiego doświadczenia, we własnym zakresie można podejmować działania prewencyjne – wiadomo, że lepiej jest zapobiegać, niż leczyć.

Jak zostało wspomniane wyżej na zachodzie sytuacja jest już inna – przede wszystkim o problemie więcej się dyskutuje. Sprawa wypalenia zawodowego (i życiowego) jest tematem wielu artykułów, programów telewizyjnych i radiowych. Ostatnio nawet motyw wypalenia przewija się w reklamach (dotyczących zdrowia psychicznego).

Problemy u podstaw

Podczas prowadzonych przez nas szkoleń dowiadujemy się, że wielu menadżerów ma problemy z podstawowymi elementami organizacji pracy – występują u nich trudności w delegowaniu zadań, planowaniu, zarządzaniu “ bombardująca” ich że wszystkich stron informacją w postaci dokumentów papierowych, internetu, telefonów czy e-maili. Okazuje się (nie tylko w Polsce), że nikt nigdy nikogo nie uczy jak można sobie radzić z rosnąca z dnia na dzień sterta dokumentów, z planowaniem pracy biurowej. Jednym słowem z całym procesem pracy. Nie ma takich zajeć na uczelniach, ani na szkoleniach doskonalenia zawodowego.

Zastanówmy się czy warto poświęcić tyle samo uwagi organizacji pracy, co i samej pracy. Jak stać się równie skutecznym w załatwianiu spraw, tak jak w ich odkładaniu na później, jaki system umożliwi pamiętanie o szczegółach.

Zastanówmy się wspólnie i odkryjmy w sobie te umiejętności, które pozwolą nam:

• zrobić więcej w krótszym czasie,
  
• pogodzić życie prywatne z aktywnością zawodową,
  
• usystematyzować swoje działanie i zaoszczędzić czas,
  
• ustalić, co jest dla mnie ważne,
  
• zrobić najlepszy użytek z odzyskanego czasu.

Okaże się, że doskonalenie takich umiejętności praktycznych jak:

• koncentracja na wykonywanym zadaniu,
  
• podejmowanie decyzji,
  
• tworzenie skutecznego systemu planowania,
  
• doprowadzanie spraw do końca,
  
• efektywne przekazywanie obowiązków
  zaowocuje nie tylko większą efektywnością pracy, ale i satysfakcją z faktu, że “ujarzmiony” czas pracuje na naszą korzyść i na naszych warunkach.

Zrób to od razu

Zasada “Zrób to od razu” to klucz do osobistej efektywności. Decydując się wykonać coś od razu, sprawiamy, że czas staje się naszym sprzymierzeńcem, nie wrogiem. Cóż więc począć z całym tym bałaganem na biurku? Zabrać się do niego – i to najlepiej od razu. Zajmowanie się sprawami od ręki, pozwala być lepiej zorganizowanym; lepiej panować nad tym, kiedy, gdzie, jak i co robimy.

Pamiętaj:

• zrób to od razu, a nie będziesz musiał robić tego ponownie, zaoszczędzisz czas, zadowolisz klienta i zrealizujesz zadanie, które, pozostając nie wykonane, utrudniałoby ci realizację innych zadań

Ustal priorytety

Ustalanie priorytetów jest ważną częścią właściwej organizacji pracy. Jest to, niestety, także doskonałe wytłumaczenie, dlaczego się czegoś nie robi. Wyznaczanie priorytetów oznacza, że “mniej ważne” zadania zostają zepchnięte na bok, i bywa, że nigdy nie doczekają się realizacji. Konsekwencją braku terminowości jest niezdolność skupienia się nad aktualnym zadaniem z powodu natrętnych myśli kłębiących się w głowie i przypominających o niezałatwionych sprawach. Jeżeli sprawa jest na tyle ważna, żeby w ogóle się nią zająć, trzeba się nią zająć. W przeciwnym razie, jeśli nie jesteśmy przekonani czy sprawa jest ważna – nie należy tracić na nią czasu.
Najlepszym sposobem pozbycia się zaległości i nadmiaru zadań jest uporanie się z drobiazgami. To one sprawiają, że czujemy się nadmiernie obciążeni pracą i odwracają naszą uwagę od spraw ważniejszych. Należy więc zająć się owymi “mniej ważnymi” (a jak się okaże bardzo istotnymi, z punktu widzenia ) zadaniami: sporządzić ich listę i zabrać się do każdego z nich po kolei. Z niektórych, być może, w ogóle zrezygnować. Najlepiej jednak tak zmienić styl pracy, by nie pozwalać na gromadzenie się nie załatwionych spraw.
Kiedy pozbędziemy się zaległości, nie będą więcej zaprzątać naszej uwagi.

Pamiętaj

• zrób to od razu, a zwiększy się stopień koncentracji, dzięki czemu załatwisz więcej spraw, a w dodatku zrobisz to lepiej i szybciej niż kiedykolwiek przedtem

Innym problemem w sposób bezpośredni wpływającym na efektywność działania są tzw. przeszkadzacze, które odrywają nas od priorytetowych działań w pracy. Zjawisko to postrzegane jest jako coś niezależnego i uważane za przyczynę niemal wszystkich naszych kłopotów. Bardzo często jednak owe przeszkadzania są wynikiem jakiegoś wcześniejszego zaniedbania dotyczącego na przykład terminowości wykonywanej czynności. Jeżeli chcemy uniknąć odrywania od pracy, postarajmy się wykonywać terminowo wszystkie zadania. Jakże często nasza praca zakłócana jest pytaniami od osób, które przychodziły lub telefonowały tylko po to, by się dowiedzieć, dlaczego coś nie zostało zrobione i kiedy to nastąpi.

Pamiętaj:

• zrób to od razu, a nie będziesz tracić czasu na wyjaśnianie, dlaczego coś nie zostało zrobione; w ten sposób unikniesz zakłóceń rytmu pracy i poprawisz jej jakość

Przyjazne miejsce pracy

Jeśli pragniesz działać skutecznie powinieneś zacząć od zorganizowania miejsca pracy. Praca w czystym i uporządkowanym otoczeniu jest po prostu łatwiejsza.

Próbując usprawnić proces pracy, pomijamy często sprawy podstawowe. W zamian za to staramy się rozwiązywać bardzo skomplikowane problemy. Owe podstawowe rzeczy, z którymi
pracownik umysłowy ma do czynienia każdego dnia to biurko, zszywacz, długopisy, taśma klejąca, spinacze, lampy, krzesło, komputer, kartoteka, segregatory, dyskietki i wiele innych przedmiotów. Bardzo często po wejściu do biura okazuje się, że nożyczki gdzieś się zapodziały, zszywacz jest zepsuty, taśma klejąca właśnie się skończyła, a papiery leżą wokół, porozrzucane w nieładzie. A mimo to spodziewamy się, że będziemy efektywnie pracować w takich warunkach.

Poprawa warunków pracy oraz badanie ich wpływu na wydajność staje się obecnie przedmiotem badań. The Digital Equipment Corporation (DEC) promuje w Szwecji ideę nazywaną biurem przyszłości. Bierze ona pod uwagę wszystkie czynniki: od rodzaju komputerów i oprogramowania, po kolor ścian. Bada się różne rodzaje mebli, które mają dostarczyć nie tylko najlepszego oparcia dla pleców, lecz poprzez stworzenie wygodnych warunków sprzyjać lepszej wydajności pracy.



IBT Polska Sp. z o.o.
Beata Kościesza – Uytenbogaardt, Katarzyna Faczyńska – Huiskens