szkolenia.mragowo.pl

Z doświadczenia wiem (a ponieważ pracuję w firmie szkoleniowej i nie jedno widziałam...), że niewłaściwie dobrane miejsce szkolenia może przyczynić się do porażki niejednego doskonale przygotowanego merytorycznie szkolenia.

Wielka odpowiedzialność spoczywa więc na tych, którzy odpowiadają za efektywne wykorzystanie środków przeznaczonych na szkolenie i dlatego poniżej chciałabym podzielić się z Państwem własnym doświadczeniem, które być może okaże się pomocne przy wyborze najodpowiedniejszego miejsca szkoleniowego.

Pierwsze zadanie przed którym stają organizatorzy szkolenia (dział personalny czy bezpośrednio kierownik szkolonego działu) to ustalenie czy szkolenie powinno wiązać się z wyjazdem, czy raczej powinno się odbywać na miejscu. Szkolenie prowadzoen na miejscu oznacza przeprowadzenie szkolenia w sali, która znajduje się na terenie firmy. Szkolenie wyjazdowe przeprowadzane jest w ośrodku szkoleniowo-wypoczynkowym, wyposażonym w odpowiednie sale przeznaczone do prowadzenia szkoleń. W większości przypadków zakłada się, że oderwanie od pracy, wyjazd poza miasto w okolicę, która sprzyja otwartości umysłu, chęci nauki jest korzystniejsze. Nie zawsze jednak jest to możliwe, co więcej - są sytuacje, kiedy nawet wyjazd taki jest niewskazany. Poniżej przedstawiam kilka takich sytuacji, w których warto zorganizować szkolenie na terenie firmy:
1. Niemożliwe jest całkowite oderwanie pracowników od pracy – przykładem może być grupa mistrzów, która mimo ogromnej chęci uczestniczenia w całym szkoleniu musi być w każdej chwili potrzebna na produkcji i jeżeli tylko zajdzie taka potrzeba (np. awaria) będzie mogła opuścić szkolenie. Miejscem szkolenie musi być więc teren firmy.
2. Specyficzny temat szkolenia – są tematy, których prowadzenie nawet trudno sobie wyobrazić poza firmą np. szkolenia dotyczące procesu produkcji czy nowych technologii. W takich przypadkach miejscem szkolenia musi być firma, aby uczestnicy w każdej chwili mogli udać się na linię produkcyjną.
3. Specyficzna forma szkolenia – są szkolenia, których już nazwa sugeruje, że powinny być prowadzone w miejscu pracy tzw. „on the job training”. Przykładem może być szkolenie z telemarketingu, które może polegać na indywidualnej pracy trenera z uczestnikiem - trener przysłuchuje się sposobowi prowadzenia rozmów telefonicznych pracowników z klientami, a następnie udziela pracownikom porad w tym zakresie.
4. Koszt – oczywiście szkolenia organizowane na miejscu są dużo tańsze od szkoleń wyjazdowych. Nie zawsze firma może pozwolić sobie na dodatkowe koszty związane z przejazdem, wyżywieniem i noclegami uczestników.

Jak wspomniałam, poza wybranymi sytuacjami, bardziej korzystne dla firmy i pracowników jest zorganizowanie szkolenia wyjazdowego. Oczywiście wiąże się to z większymi kosztami, ale czy przeprowadzenie szkolenia na miejscu przyczyni się do oszczędności? Nie zawsze: „W pewnej firmie ze względu na zmiany w niej zachodzące celem było zintegrowanie zespołu. Ogromnie ważne było, aby pracownicy stworzyli zgrany zespół, bo od tego zależało w dużej mierze powodzenie wprowadzanych zmian. Postanowiono zorganizować szkolenie pt.”Budowanie zespołu”. Ze względów oszczędnościowych na miejsce szkolenia wybrano salę szkoleniową na terenie firmy. Podczas szkolenia co jakiś czas któryś z pracowników był wywoływany do sprawy, która podobno wymagała natychmiastowego działania. Poza tym każdą przerwę pracownicy poświęcali na sprawdzenie czy na pewno wszystko na ich stanowisku pracy odbywa się bez zakłóceń. W tej sytuacji trudno było wytworzyć atmosferę sprzyjającą wzajemnej integracji i budowaniu zespołu. Ostatecznie nie udało się więc osiągnąć zamierzonego celu. Po miesiącu okazało się, że konieczne jest zorganizowanie kolejnego szkolenia, gdyż zespół nie potrafi efektywnie ze sobą współpracować. Tym razem szkolenie odbyło się w ośrodku szkoleniowym. A może gdyby udało się stworzyć warunki niezbędne dla pierwszego szkolenia, udałoby się uniknąć kolejnego zbędnego wydatku?”

Jeżeli więc już zdecydowaliśmy się na szkolenie wyjazdowe, przyjrzyjmy się o jakich elementach należy pamiętać, aby ośrodek okazał się faktycznie najlepszym wyborem.

Pierwszym elementem jest ustalenie standardu i odległości ośrodka, w którym przeprowadzimy szkolenie. Jak daleko powinien się on znajdować? Ani za blisko, ani za daleko. Nie zapominajmy, że na szkoleniu wyjazdowym także czas po zajęciach może zostać bardzo efektywnie wykorzystany np. do dyskusji z trenerem lub uczestnikami na temat zagadnień poruszanych w ciągu szkolenia, czy na temat innych elementów zawodowych, czy do integracji między pracownikami. Nie będzie to jednak możliwe, jeżeli ośrodek będzie znajdował się na tyle blisko miejsca zamieszkania, iż większość pracowników zdecyduje się na spędzenie wieczoru w gronie rodzinnym zamiast z uczestnikami szkolenia. Z drugiej jednak strony dojazd na szkolenie nie powinien trwać więcej niż 3 godziny. Pamiętajmy, że od nastawienia pracowników do szkolenia w ogromnej mierze zależy jego dalszy przebieg, a trudno oczekiwać pozytywnego nastawienia od uczestników, jeżeli na szkolenie trwające dwa dni przyjazd zajmuje pół dnia (nie wspominając już o zmęczeniu związanym z wstawaniem o godzinie 3 w nocy, aby zdążyć na szkolenie zaczynające się o godzinie 9 rano).
Jaki natomiast standard ośrodka wybrać dla naszych pracowników? Wybór standardu może świadczyć o podejściu firmy do jej pracowników. Ośrodek o bardzo niskim standardzie może być dla pracowników dowodem braku szacunku dla nich. Z drugiej jednak strony przeprowadzenie szkolenia w ośrodku o renomowanej nazwie, w luksusowych warunkach w sytuacji, gdy firma przeprowadza zbiorowe zwolnienia także nie jest najlepszym rozwiązaniem. Pozostaje nam w wyborze miejsca szkolenia kierować się zdrowym rozsądkiem, aby z jednej strony zapewnić warunki pozwalające na efektywną naukę, a z drugiej strony nie zostać posądzonym o nadmierną rozrzutność. Zastanawiając się jednak nad standardem ośrodka chciałabym zwrócić uwagę na dwa ważne elementy: wspólne kwaterowanie uczestników oraz wygląd sali, w której będą odbywać się zajęcia. Czy uczestnicy powinni być zakwaterowani w pokojach wieloosobowych? Odpowiedź na to pytanie zazwyczaj tak naprawdę dyktują okoliczności – jeżeli mamy do czynienia z grupą dobrze znających się nawzajem osób możliwe jest kwaterowanie ich wspólne, ale i tutaj musimy pamiętać o kilku zasadach. Przede wszystkim nie powinny to być pokoje więcej niż dwuosobowe, a ustalenie kto jest z kim w pokoju należy zostawić uczestnikom. Dobrą radą jest także sprawdzenie czy w pokojach dwuosobowych na pewno znajdują się dwa oddzielne łóżka (proszę mi wierzyć, że spotkałam się już z sytuacją, że dwóch mężczyzn miało przed sobą perspektywę spędzenia noclegu w pokoju dwuosobowym, jednak z łożem małżeńskim, bo nikt w firmie nie wpadł na pomysł, aby się upewnić, że pokój dwuosobowy oznacza także dwa oddzielne łóżka...).
Jakość prowadzonych zajęć i pracy grupy szkolącej się w ogromnej mierze zależy także od sali, w której odbywają się zajęcia. Należy pamiętać, że tylko poinformowanie obsługi ośrodka o przygotowaniu sali na szkolenie nie zawsze może być jednoznacznie zrozumiane przez obsługę, dlatego tak ważne jest doprecyzowanie wszelkich zagadnień z tym związanych typu:
- ustawienie stołów (każda firma może oczekiwać innego sposobu ustawienia stołu i ważne jest, aby nie okazało się, że szkolenie należy zacząć od ćwiczenia fizycznego związanego z przestawieniem źle ustawionych stołów)
- sprzęt jaki będzie wykorzystywany podczas szkolenia
- wygląd sali (czy posiada wystarczającą ilość miejsca, aby uczestnicy szkolenia mogli swobodnie się w niej siedzieć i uczestniczyć w zajęciach oraz czy posiada ona okna, co ma ogromne znaczenie dla komfortu pracy grupy szkolonej)
- ustawienie stolika z kawą, herbatą, sokami i ciasteczkami, jeżeli przewidziane są do serwowania w przerwach szkoleniowych (korzystniej jest jeżeli stoliki z takim wyposażeniem znajdują się poza salą szkoleniową, gdyż unikamy odrywania się uczestników od szkolenia i korzystania z pokus leżących na stoliku, stolik na zewnątrz oznacza także, iż jego obsługa będzie się odbywać w sposób, który nie zakłóca szkolenia)

Nawet najlepsze jednak warunki ośrodka, jaki wybraliśmy dla zorganizowania szkolenia dla naszych pracowników mogą nie zapewnić zadowolenia uczestników szkolenia, jeżeli personel w tym ośrodku nie posiada postawy nazywanej „marketingową orientacją na klienta”. Termin ten oznacza, iż pracownik rozumie, że w tym ośrodku najważniejszy jest klient i pomoc w spełnieniu jego potrzeb jest priorytetem. Bez uśmiechu, chęci pomocy i miłej obsługi trudno w ośrodku o zapewnienie przyjaznej atmosfery tak wymaganej do zostawienia pozytywnych wrażeń ze szkolenia wyjazdowego. Czy jesteśmy natomiast w stanie sprawdzić marketingową orientację na klienta personelu ośrodka zanim jeszcze skorzystamy z jego usług? Jedną z metod będzie ocena personelu na podstawie rozmów telefonicznych prowadzonych przy organizacji szkolenia – czy czujemy uśmiech po drugiej stronie słuchawki, czy osoby otwarte są na nasze propozycje organizacji szkolenia np. ustalenia godzin posiłków czy ustawienia stołów w sali.

Pamiętajmy także, że zajęcia w trakcie szkolenia nie trwają cały dzień, co oznacza, że uczestnicy dysponują wolnym czasem po zakończeniu zajęć. Warto więc zadbać także o to, aby dzięki szkoleniu mogli wypocząć (ośrodek w atrakcyjnej okolicy) oraz mieli okazję do integracji (np. organizacja wspólnego pieczenia barana).

Jak widać organizacja szkolenia wyjazdowego to przedsięwzięcie, które wymaga podjęcia wielu działań, aby zapewnić jego efektywność. Pocieszeniem może być fakt, iż coraz więcej firm szkoleniowych oferuje klientom możliwość przejęcia na siebie wszelkich spraw związanych z organizacją szkolenia wyjazdowego – od wyszukania najodpowiedniejszego ośrodka, poprzez organizację transportu pracowników do wybranego miejsca oraz zapewnienie programu wieczornego, którego celem będzie integracja pracowników. Wybór rozwiązania wtedy zależy już tylko od nas...



PROFES Centrum Kształcenia i Doradztwa
Elżbieta Krokosz